Notă de informare și consimțământ privind prelucrarea datelor cu caracter personal

În 25 mai 2018 a intrat în vigoare Regulamentul European 2016/679 privind protecția persoanelor fizice referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date („Regulamentul”). Scopul principal al acestuia este creșterea nivelului de protecție a datelor personale și crearea unui climat de încredere care sa permită fiecărei persoane controlul asupra propriilor date. United Way Romania respecta dreptul dvs. la confidențialitate și acordă atenție modului în care sunt tratate datele dumneavoastră cu caracter personal. Astfel, considerăm ca este un moment potrivit să vă informăm cum protejăm datele dumneavoastră personale și cum ne însușim prevederile Regulamentului.

Introducere

United Way România (denumită în continuare United Way sau Operator) colectează anumite date cu caracter personal conform prezentei note, pentru a putea pune la dispoziție, cu acordul autorității părintești, o aplicație on-line de învățare a limbii engleze (denumită în continuare Aplicația) celor  reprezentați de autoritatea părintească (elevi, copii, etc. denumiți în continuare generic Utilizatori finali). Aplicația este dezvoltată de Waterford Research SRL, societate română, cu sediul în România, județul Timiș, Timișoara, str. Memorandului nr. 96, având CUI RO 17968312 și J35/2976/2005 (denumită în continuare Persoană Împuternicită).

Ce date personale prelucrăm?

Datele personale pe care le prelucrăm despre dumneavoastră diferă în funcție de categoria de persoane vizate astfel:

Pentru Utilizatorii finali:

1. Nume
2. Prenume
3. Data nașterii
4. Limba maternă
5. Anul de studiu, școala, clasa și profesorul
6. Rezultatele rapoartelor privitoare la stadiul evoluției în învățarea limbii engleze
7. IP-ul calculatorului de pe care se accesează aplicația
8. Date colectate prin trimiterea de cookies

Pentru autoritatea părintească:

1. Nume
2. Prenume
3. Semnătură
4. E-mail
5. Datele personale din dovada plății, în cazul în care se efectuează un virament bancar

De ce avem nevoie de datele  dumnevoastră? 

Folosim datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele scopuri:

• utilizarea Aplicației în vederea învățării limbii engleze de către Utilizatorii finali;
• emiterea de rapoarte privind stadiul evoluției în învățarea limbii (automat prin intermediul aplicației sau la cerere pentru rapoartele personalizate);
• realizarea de evaluări în baza rapoartelor;
• corectarea erorilor Aplicației și emiterea de rapoarte personalizate de către Persoana Împuternicită, la cererea Operatorului;
• monitorizarea modului în care funcționează Aplicația în scopul îmbunătățirii acesteia.

Care este temeiul legal în baza căruia utilizam datele dumneavoastră?

 Folosim datele dumneavoastră personale pentru a asigura conformitatea cu obligațiile juridice și de reglementare, astfel:

• Pentru ca v-ați dat consimțământul. Uneori va putem solicita consimțământul pentru a folosi informațiile dvs. personale pentru unul sau mai multe scopuri (consultați secțiunea „De ce avem nevoie de datele dumneavoastră?”).
• Pentru executarea unui contract la care sunteți parte sau pentru a face demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract.
• In scopuri legitime. Utilizarea informațiilor dvs. personale ne ajuta sa administrăm și să îmbunătățim activitățile noastre caritabile.
• Pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea drepturilor sau acțiunilor în justiție

Care sunt parţile terţe cărora le comunicăm datele dumneavoastră personale?          

Accesul la datele dvs. cu caracter personal este limitat în funcție de necesități. Personalul din cadrul United Way Romania are acces la datele  dumneavoastră cu caracter personal. Vom dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal următorilor terți:

• Waterford Research SRL, inclusiv angajații și colaboratorii acestuia, în calitate de persoană împuternicită, în scopul punerii la dispoziția utilizatorilor finali a aplicației de învățare a limbii engleze;
• Waterford Research Institute, LLC, inclusiv angajații și colaboratorii acestuia, în calitate de asociat unic al Waterford Research SRL , organizație nonguvernamentală cu sediul în SUA, care este proprietarul Aplicației.

De asemenea, vom dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal către alți terți în afara celor de mai sus, numai în următoarele situații:

• în cazul în care terțul respectiv este contractat de United Way pentru a facilita, a menține sau a susține activitățile United Way (ex: KPMG – servicii de contabilitate);
• în cazul în care acest lucru este solicitat în mod explicit de dumneavoastră;
• dacă acest lucru este solicitat de autoritățile de reglementare, guvernele și autoritățile de aplicare a legii.

In toate situațiile menționate mai sus, atât United Way cât și colaboratorii săi nu vor divulga datele dumneavoastră cu caracter personal fără încheierea unor acorduri de transfer de date așa cum prevede legislația în vigoare privind protecția datelor cu caracter personal.

Transferarea datelor dvs. personale în afara ţării dvs. de origine

Așa cum este descris în sectiunea de mai sus „Care sunt parţile terţe cărora le comunicam datele dumneavoastră personale?”, United Way transferă datele dumneavoastră personale către Waterford Research SRL, care la rândul său le transferă către Waterford Research Institute, LLC, asociatul său unic, cu sediul în SUA. Pentru asigurarea securității datelor, între Waterford Research SRL  și Waterford Research Institute a fost încheiat un contract de transfer de date ce cuprinde clauze contractuale standard întocmite pe modelul indicat în Decizia Comisiei UE din 27 decembrie 2004 și care respectă Regulamentul nr. 679/2016, implementând măsuri tehnice și organizatorice adecvate.

Cât timp prelucrăm și stocăm datele dumneavoastră personale?

 Datele sunt colectate de United Way la semnarea prezentului consimțământ, iar de Persoana Împuternicita, ulterior, la întocmirea profilului personal al Utilizatorului final și la generarea rapoartelor.

Perioada de stocare a datelor este de 7 ani. În cazul Persoanei împuternicite, la expirarea termenului de 7 ani, toate datele personale se anonimizează și se folosesc pentru studii statistice longitudinale asupra evoluției învățării.

De asemenea, păstrăm datele dvs. personale atunci când este necesar în legătură cu o acțiune în justiție sau o investigație care implică United Way.

Care sunt drepturile dvs?

• Dreptul la informare ( 12, 13 GDPR). Autoritatea părintească și/sau Utilizatorul final au dreptul de a primi informații detaliate privind activitățile de prelucrare efectuate de United Way, conform celor prevăzute în prezentul document;
• Dreptul de acces la propriile date (art. 15 GDPR). Autoritatea părintească și/sau Utilizatorul final (persoanele vizate) au dreptul să obțină din partea United Way o confirmare dacă se prelucrează datele sale personale, transmițând o simplă cerere scrisă la adresa indicată la secțiunea „Contact” În caz afirmativ, persoanele vizate au dreptul de a accesa informațiile indicate mai sus.

Răspunsul va fi transmis în termen de cel mult 30 de zile lucrătoare de la data solicitării. Astfel, Operatorul va furniza gratuit persoanelor vizate o copie a documentelor cuprinzând datele prelucrate.

• Dreptul la rectificarea datelor (art. 16 GDPR). Persoanele vizate au dreptul la rectificarea datelor inexacte, precum și la completarea celor incomplete. Aceste demersuri vor fi efectuate fără întârzieri nejustificate, în termen de cel mult 30 de zile lucrătoare de la data solicitării în scris transmisă de persoanele vizate la adresa indicată la secțiunea „Contact”. Dacă va fi necesar, se vor efectua corecturile respectiv completările și în registrele oficiale, fără întârzieri nejustificate. Persoanele vizate au dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.
• Dreptul la ștergerea datelor (art. 17 GDPR). Persoanele vizate au dreptul de a obține ștergerea datelor personale dacă datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor; dacă autoritatea părintească își retrage consimțământul și nu există alt temei al prelucrării; dacă autoritatea părintească se opune prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze; dacă prelucrarea s-a făcut ilegal; dacă ștergerea e obligatorie prin lege. Cazurile de excepție prevăzute la art. 17 alin. 3 din GDPR sunt aplicabile.
• Dreptul la restricționarea prelucrării datelor sau opunerea la prelucrare (art. 18, 19 GDPR). Persoanele vizate au dreptul de a obține restricționarea prelucrării dacă:
• constată că datele prelucrate nu sunt exacte (restricția va opera pe durata verificării situației);
• prelucrarea este ilegală, iar autoritatea părintească se opune ștergerii datelor;
• Operatorul nu mai are nevoie de datele personale, dar autoritatea părintească le solicită pentru o acțiune în instanță;
• autoritatea părintească s-a opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale Operatorului sau ale Persoanei împuternicite prevalează asupra alor sale.

În cazul în care prelucrarea a fost restricționată, astfel de date cu caracter personal pot, cu excepția stocării, să fie prelucrate, numai cu consimțământul persoanei vizate sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță sau pentru protecția drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice sau din motive de interes public.

Operatorul comunică tuturor destinatarilor rectificarea, ștergerea sau restricționarea datelor cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporționate, precum și autorității părintești în cazul ridicării restricției.

• Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20 GDPR). Persoanele vizate au dreptul de a primi de la operator datele personale prelucrate, într-un format structurat, ce poate fi citit automat și ușor și poate solicita transmiterea respectivelor date către un alt operator, caz în care operatorul nu își asumă răspunderea asupra modului în care acest din urmă terț operator respectă dispozițiile legislației aplicabile în domeniul protecției datelor personale. Obligația de asigurare a dreptului la portabilitate incumbă operatorului dacă prelucrarea acelor date se bazează pe consimțământ (art. 6 alin. 1 litera a) din GDPR) sau pe încheierea și executarea contractului (art. 6 alin. 1 litera b) din GDPR) si dacă prelucrarea este efectuată prin mijloace automate .
• Dreptul de retragere a consimțământului (art. 7 alin. 3 GDPR). Autoritatea părintească are dreptul să își retragă în orice moment consimțământul acordat prin prezenta. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia. În cazul prelucrării datelor personale ale persoanelor vizate în baza altui temei legal, retragerea consimțământului nu va împiedica prelucrarea.
• Dreptul de a nu fi supus unui proces decizional automatizat (art. 22 GDPR). Operatorul cat și persoanele împuternicite ale acestuia nu aplică procese decizionale automatizate referitoare la persoanele vizate.
• Dreptul la opoziție (art. 21 GDPR). În cazul în care autoritatea părintească se va opune în orice moment prelucrării datelor sale și ale Utilizatorului final conform prezentei, motivul legitim al îndeplinirii obligațiilor legale ale Operatorului sau prelucrarea în scopul constatării, exercitării sau apărării unui drept în instanță, va prevala asupra intereselor, drepturilor și libertăților persoanelor vizate.

Protecția informațiilor dvs. Personale

 United Way s-a angajat să asigure faptul ca datele dumneavoastră cu caracter personal sunt în siguranță. Pentru a preveni accesul sau divulgarea neautorizată a datelor, United Way dispune de măsuri tehnice și organizatorice prin care datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate în siguranță. Personalul United Way și terții pe care îi angajează pentru prelucrarea informațiilor dumneavoastră personale sunt obligați să respecte confidențialitatea datelor.

În cazul în care accesul copilului se realizează de la școală, persoana care administrează contul lui va primi informațiile necesare activării acestuia și setărilor de securitate recomandate.

În cazul în care accesul copilului se realizează de acasă, pentru a asigura protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal vă rugăm parcurgeți și Instrucțiunile de utilizare a aplicației pe care le veți primi pe e-mail sau în format fizic.

Contact

Operatorul de date cu caracter personal este United Way România.

Dacă aveți întrebări sau solicitări cu privire la prelucrarea informațiilor dvs. personale sau dacă aveți nevoie de informații suplimentare, contactați-ne la adresa de mail: office@unitedway.ro sau la nr de telefon 40 21 306 20 14.